A GESTÃO DA INFORMAÇÃO LIGADA AO PROCESSO DECISÓRIO*
A informação é reconhecida como um recurso que possibilita o crescimento e a competitividade das organizações frente ao mercado. Já que, dispor de informação organizada e precisa é sinônimo de poder, é importante pensar na forma como ela vem sendo tratada nas instituições.
A gestão da informação, processo pelo qual se tem o controle do fluxo da informação configura-se como ponto importante para o sucesso das organizações. Portanto, entende-se que discutir a importância dos processos de gerenciamento da informação e o uso apropriado da informação processada pela tecnologia faz-se necessário.
Nos ambientes organizacionais, constata-se a existência de informação estruturada e não estruturada. A informação estruturada é aquela que já foi tratada, classificada, recebeu valor agregado e que obedece a um fluxo, pode ser recuperada facilmente. Já a informação não estruturada está solta dentro da organização, seja em documentos ou no bate-papo informal entre os funcionários. Com relação a isso, pode-se dizer que na maioria das vezes os tomadores de decisão baseiam-se na informação não estruturada, devido à problemas como excesso ou defasagem da informação e principalmente pela falta de um sistema formal de gerenciamento da informação.
Como a tomada de decisão é uma constante no dia a dia dos gestores, considera-se que aplicar a gestão da informação trará benefícios. Nesse contexto, surge a figura do bibliotecário, que agirá para diminuir a quantidade de informação não estruturada, dando subsídios e objetividade para a tomada de decisão dos envolvidos no processo.
No estudo proposto por Chiavegatto (2000), que utiliza o modelo genérico de gestão da informação de Davenport (1998), apresenta-se um diagnóstico e proposições para a forma de gerenciamento da informação na Prefeitura de Belo Horizonte. São observados os níveis de definição, disponibilização e utilização da informação praticada pelos gerentes da Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte S.A. Prodabel.
O modelo genérico de Davenport (1998), não é o único existente, mas é completo e fácil de ser aplicado. A divisão do gerenciamento da informação em quatro níveis (determinação das exigências, obtenção da informação, distribuição e uso da informação), possibilita um entendimento melhor do processo.
A partir do estudo, constata-se que mais uma vez pode-se afirmar que informação, pessoas e tecnologia estão interligadas e um fator depende do outro para o sucesso da gestão da informação em qualquer organização.
No caso da Prefeitura de Belo Horizonte, foi percebido que um processo intuitivo e pessoal do ciclo e gerenciamento da informação acontece e que os sistemas estruturados são direcionados ao nível operacional, buscando a automatização do trabalho. Entretanto, o sistema de informação deve acontecer em todos os níveis (operacional, gerencial e estratégico) e este é um desafio para o profissional da informação, pois é no nível estratégico principalmente que os gestores irão legitimar os sistemas de informação. Pode-se dizer que este estudo na Prefeitura da Belo Horizonte é um bom exemplo a ser tomado como base para a formulação de outros sistemas de gerenciamento da informação.
Para o gerenciamento da informação é preciso levar em conta o ambiente informacional como um todo, considerando que é um processo de dimensões políticas, técnicas, tecnológicas e culturais. Desenvolver a inteligência organizacional, em uma sociedade globalizada é muito importante para as organizações, pois representa a sintonização com o ambiente. Portanto, no ambiente organizacional três processos estão interligados, o planejamento estratégico, a gestão da informação e a gestão do conhecimento. Os três juntos fornecem subsídios para a solução de problemas e conseqüente tomada de decisão.
REFERÊNCIAS
CHIAVEGATTO, Myrza Vasques. A gestão da informação e o processo decisório na administração municipal de Belo Horizonte. Revista IP: informática pública. Belo Horizonte, v.2 n.2. 2002.
MORESI, Eduardo Amadeu Dutra. Delineando o valor do sistema de informação de uma organização. Revista Ciência da Informação. Brasília, v.29, n.1, p. 14-24, jan./abr. 2000.
NEHMY, Rosa Maria Quadros ; PAIM, Isis. A desconstrução do conceito de qualidade da informação. Revista Ciência da Informação. Brasília, v.27, n.1, p. 36-45, jan./abr. 1998.
A informação é reconhecida como um recurso que possibilita o crescimento e a competitividade das organizações frente ao mercado. Já que, dispor de informação organizada e precisa é sinônimo de poder, é importante pensar na forma como ela vem sendo tratada nas instituições.
A gestão da informação, processo pelo qual se tem o controle do fluxo da informação configura-se como ponto importante para o sucesso das organizações. Portanto, entende-se que discutir a importância dos processos de gerenciamento da informação e o uso apropriado da informação processada pela tecnologia faz-se necessário.
Nos ambientes organizacionais, constata-se a existência de informação estruturada e não estruturada. A informação estruturada é aquela que já foi tratada, classificada, recebeu valor agregado e que obedece a um fluxo, pode ser recuperada facilmente. Já a informação não estruturada está solta dentro da organização, seja em documentos ou no bate-papo informal entre os funcionários. Com relação a isso, pode-se dizer que na maioria das vezes os tomadores de decisão baseiam-se na informação não estruturada, devido à problemas como excesso ou defasagem da informação e principalmente pela falta de um sistema formal de gerenciamento da informação.
Como a tomada de decisão é uma constante no dia a dia dos gestores, considera-se que aplicar a gestão da informação trará benefícios. Nesse contexto, surge a figura do bibliotecário, que agirá para diminuir a quantidade de informação não estruturada, dando subsídios e objetividade para a tomada de decisão dos envolvidos no processo.
No estudo proposto por Chiavegatto (2000), que utiliza o modelo genérico de gestão da informação de Davenport (1998), apresenta-se um diagnóstico e proposições para a forma de gerenciamento da informação na Prefeitura de Belo Horizonte. São observados os níveis de definição, disponibilização e utilização da informação praticada pelos gerentes da Empresa de Informática e Informação do Município de Belo Horizonte S.A. Prodabel.
O modelo genérico de Davenport (1998), não é o único existente, mas é completo e fácil de ser aplicado. A divisão do gerenciamento da informação em quatro níveis (determinação das exigências, obtenção da informação, distribuição e uso da informação), possibilita um entendimento melhor do processo.
A partir do estudo, constata-se que mais uma vez pode-se afirmar que informação, pessoas e tecnologia estão interligadas e um fator depende do outro para o sucesso da gestão da informação em qualquer organização.
No caso da Prefeitura de Belo Horizonte, foi percebido que um processo intuitivo e pessoal do ciclo e gerenciamento da informação acontece e que os sistemas estruturados são direcionados ao nível operacional, buscando a automatização do trabalho. Entretanto, o sistema de informação deve acontecer em todos os níveis (operacional, gerencial e estratégico) e este é um desafio para o profissional da informação, pois é no nível estratégico principalmente que os gestores irão legitimar os sistemas de informação. Pode-se dizer que este estudo na Prefeitura da Belo Horizonte é um bom exemplo a ser tomado como base para a formulação de outros sistemas de gerenciamento da informação.
Para o gerenciamento da informação é preciso levar em conta o ambiente informacional como um todo, considerando que é um processo de dimensões políticas, técnicas, tecnológicas e culturais. Desenvolver a inteligência organizacional, em uma sociedade globalizada é muito importante para as organizações, pois representa a sintonização com o ambiente. Portanto, no ambiente organizacional três processos estão interligados, o planejamento estratégico, a gestão da informação e a gestão do conhecimento. Os três juntos fornecem subsídios para a solução de problemas e conseqüente tomada de decisão.
REFERÊNCIAS
CHIAVEGATTO, Myrza Vasques. A gestão da informação e o processo decisório na administração municipal de Belo Horizonte. Revista IP: informática pública. Belo Horizonte, v.2 n.2. 2002.
MORESI, Eduardo Amadeu Dutra. Delineando o valor do sistema de informação de uma organização. Revista Ciência da Informação. Brasília, v.29, n.1, p. 14-24, jan./abr. 2000.
NEHMY, Rosa Maria Quadros ; PAIM, Isis. A desconstrução do conceito de qualidade da informação. Revista Ciência da Informação. Brasília, v.27, n.1, p. 36-45, jan./abr. 1998.
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* Análise crítica do artigo "A gestão da informação e o processo decisório na administração municipal de Belo Horizonte", apresentada como requisito parcial para aprovação na disciplina Gestão da Informação da 7ª fase do Curso de Biblioteconomia-Hab. Gestão da Informação, ministrada pelo Prof.º Msc. Mauro Sergio Boppré Goulart na Universidade do Estado de Santa Catarina - UDESC.
Autores: Fahima P. Rios, Marcelo Cavaglieri e Paula Carina de Araújo.
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